Smart working: guida pratica per non esserne travolti

Mi trovo a scrivere questo post dopo circa due anni di assenza perché, a causa della diffusione in Italia del virus SARS-CoV-2, molti amici e colleghi si sono trovati all’improvviso ad avere a che fare con un modo di lavorare diverso dal solito che, come ogni modus operandi, può richiedere un po’ di tempo prima di entrare a far parte delle nostre abitudini. Da qui questo post per condividere qualche consiglio e raccogliere suggerimenti e impressioni da chi si trova a lavorare da casa.


Cos’è lo smart working?

Partiamo dal termine: in Italia lo chiamiamo spesso smart working, ma la locuzione non ha molto senso fuori confine dove si parla più di work from home (WFH) o flexible work. Al netto di questo però il concetto è semplice:

Lo smart working è una modalità di lavoro alternativa, non uno strumento.

Questo è fondamentale che sia chiaro tanto al lavoratore quanto al datore di lavoro (o comunque al diretto responsabile di chi fa smart) perché uno strumento di lavoro diverso permette di produrre un output o raggiungere un obiettivo di lavoro diverso, mentre una modalità di lavoro diversa – come è appunto lo smart – non ha questo scopo: lavorare da casa dovrebbe risultare invariante, in termini di produzione, rispetto a lavorare dall’ufficio. Il motivo per cui è nata l’opzione di lavorare da casa anziché dall’ufficio sta nel vantaggio reciproco che hanno lavoratore e datore di lavoro: per il primo un maggior benessere personale, per il secondo una maggior produttività di riflesso.
Lo smart working non può e non deve essere visto come un premio per il lavoratore, per esempio un giorno di quasi-riposo o quasi-malattia in cui poi si lavora – ogni tanto purtroppo si sentono utilizzi simili – o come un sotterfugio per far diventare lavorativi momenti che avremmo dedicato ad altro come per esempio il tragitto casa-lavoro: se interpretato così nessun lavoratore sceglierà quest’opzione e sarà l’ennesima buona opportunità persa.

Attualmente mezza Italia sta avendo a che fare con il lavoro flessibile per la prima volta. La diffusione del SARS-CoV-2 ha imposto all’improvviso l’adozione del lavoro flessibile per tutti e, fattore di complicazione molto importante, in contemporanea: non è facile passare da un modo di lavoro ad un altro in queste condizioni, per questo ho pensato di condividere alcune regole che nel tempo mi sono dato per riuscire a gestirmi al meglio e trarre dei benefici dal lavorare da casa. Spero possiate trovare utili questi cinque consigli e mi piacerebbe raccogliere anche qualche vostro suggerimento o critica. Resta sempre valido il mio solito invito: se non vi torna, fatemi challenge!

Follow these (five) rules

Crea una tua routine

Di tutte le regole è sicuramente la più difficile da applicare e richiede in effetti un po’ di tempo per essere perfezionata, ma ha uno scopo fondamentale: permette di dividere mentalmente la giornata, i diversi momenti e, soprattutto, impedire di venire travolti da questioni specifiche, lavorative o personali che siano, che farebbero inevitabilmente posticipare ciò che vogliamo o dobbiamo fare. Creare una routine, che affineremo via via con l’esperienza, aiuta anche a capire quand’è il momento migliore per fare una cosa nell’arco della giornata oltre a dare, cosa altrettanto importante, un ordine alle nostre ventiquattro ore facendoci stare un pochino meglio.

Definisci i tuoi spazi

Sembra banale ma la prima volta che ho fatto smart, dopo poco più di un’ora, ho visto che lavorare dal divano non funzionava. Dopo qualche giorno di prova ho visto anche che lavorare dal tavolo della cucina non funzionava, anche perché con il pc sul tavolo mi sono trovato a leggere email pranzando e fare call cucinando. Dopo qualche prova avevo testato praticamente tutti i posti possibili di casa (non tantissimi) e la sensazione era sempre quella di non aver combinato niente. La soluzione migliore che ho trovato, andando per tentativi, è stata fare ricorso alla scrivania che di solito usavo per altro: qualcosa di molto scolastico forse, ma per questo già provato e quindi affidabile. Questa scrivania – da cui sto scrivendo anche ora – è diventata lo spazio di casa eletto a ufficio durante i giorni di smart: le cose fatte qui sono le cose di lavoro, le cose fatte altrove sono personali (nel rispetto comunque della rule 4) e questo, generando un certo ordine mentale, mi aiuta ad essere più produttivo e quindi lavorare meglio e, di conseguenza, meno.

Trova i tuoi tempi

Uno dei vantaggi del work from home è proprio la flessibilità nella gestione dei tempi della giornata lavorativa: ciò significa poter valutare di iniziare/finire prima/dopo le proprie attività interrompendole e riprendendole. Più in generale occorre tenere presente – e questo almeno nel mio ambito è cruciale che passi a tutti – che lo smart working non deve diventare uno strumento di estensione della giornata lavorativa. Da casa si lavora – si deve lavorare – tanto quanto si fa dall’ufficio: se così non fosse occorrerebbe imporselo anche per migliorarci, tanto individualmente quanto come Paese, in termini di produttività.

Nel tempo ho capito che la flessibilità dei tempi è una grande opportunità di benessere e ho trovato nella pausa pranzo il tempo per andare a correre: ammetto che farlo mi fa stare molto meglio fisicamente e lavoro molto meglio al rientro nel pomeriggio.
Mi ci è voluto un po’ prima di arrivarci, ma ex-post quello che ho capito è che la qualità del mio tempo personale in smart è data in buona parte dalla maturità delle persone con cui lavoro rispetto al tema del lavoro flessibile: sembra un aspetto da poco ma evidenzia il fatto che tutte le persone di un team devono essere in grado di fare smart affinché sia una modalità efficace per l’intero team.

Muoviti un po’

La mia percezione è che una giornata passata in smart passi più in fretta di una in ufficio, questo implica che è molto concreto il rischio di passare ore e ore seduti su una sedia a fissare un pc: va evitato, soprattutto in questi giorni in cui lo smart working perenne, causa SARS-CoV-2, è l’unica modalità di lavoro che abbiamo e uscire è un’azione riservata a casi specifici ed eccezionali.

Lo smart working dà la possibilità, di norma, anche di fare un po’ di attività fisica talvolta con meno stress organizzativo (andare in ufficio col borsone, etc.): al di fuori della circostanza presente in cui siamo, per esempio, si può andare a correre o prendere la bici in pausa pranzo. Alla luce del SARS-CoV-2 però si possono fare anche esercizi in casa già dall’istante dopo che si è spento il PC. Su questo suggerisco di seguire qualche esperto, come un mio amico di vecchia data e la palestra dove lavora, che sicuramente offrono indicazioni ed esempi adatti alla nostra situazione.

Maximize your comfort

Diamo spesso per scontato che a casa stiamo più comodi che in ufficio: è probabilmente vero se confrontiamo la sedia dell’ufficio col divano o con il letto, ma la verità è che, alla lunga, lavorare dal letto o dal divano non è fattibile per 8 ore in via continuativa. Ci sono alcune cose su cui ho lavorato nel tempo e che mi fanno lavorare stando materialmente più comodo (ok, alcune hanno un costo, ma il beneficio lo ritengo maggiore). A parte la sedia che è evidentemente più è comoda e meglio ci farà stare, possono rivelarsi utili anche una tastiera e/o un mouse esterni per il laptop con cui lavoriamo, un supporto per rialzare e inclinare il pc, qualsiasi strumento per la call/telefonate il cui uso prolungato non ci dia fastidio all’udito (possono essere gli auricolari con cui ci troviamo già bene, uno speaker esterno, le casse del pc, etc.).
Il comfort, che cercheremo per natura di aumentare, non si lega solamente allo spazio che definiamo in casa come di lavoro, ma a tutto l’ambiente che ci circonda, per cui diventa molto importante avere anche le giuste condizioni di illuminazione, riscaldamento/condizionamento, etc.

Quali sono i vantaggi?

La percezione dei vantaggi dello smart working dipende, come si può immaginare, da ogni singola persona. È difficile fare un elenco assoluto, ma vorrei condividere quelli che personalmente, applicando queste five rules, trovo essere aspetti molto positivi che mi spingono – al di fuori della circostanza attuale – a far ricorso ogni volta che posso a questa modalità di lavoro:

  • il recupero del tempo per il tragitto casa lavoro – per me varia da 15 a 30 minuti – che posso dedicare a sistemare un po’ meglio casa o, più raramente, a dormire un po’ di più
  • la possibilità di lavorare in un ambiente più gradevole (casa mia) di qualunque sede, anche della più moderna o avveniristica
  • lavorare con la musica in sottofondo che esce dalle casse e non più dagli auricolari
  • gestione domestica in generale, per esempio facendo partire qualche lavatrice (anziché programmarle la mattina prima di uscire e dimenticarmi di svuotarle la sera)
  • cucinare ciò che preferisco quel giorno e con una certa flessibilità di orario
  • derivata del punto precedente: la possibilità di andare a correre 40-50 minuti mentre tutto il resto del team è in pausa pranzo

Ci sono, come sempre, anche degli svantaggi talvolta direttamente legati ai vantaggi: se per esempio è vero che possiamo giocare a fare il piccolo Vissani è anche vero che cucinare è qualcosa che non a tutti piace e che a qualcuno può risultare anche più faticosa rispetto a lavorare.

Inoltre la mia esperienza è fondata sul vivere da solo, quindi senza figli, mogli/mariti/fidanzati vari o animali domestici: è chiaro che questi sono fattori che possono indurre a ragionamenti e regole probabilmente diverse o, forse, simili nei principi e rafforzate nell’applicazione.

Pro futuro

Un consiglio infine sul futuro dell’esperienza di smart working: se avete cominciato a fare smart in risposta alla situazione del nuovo coronavirus datevi del tempo e non giudicate subito questa modalità di lavoro. Il mio suggerimento è di replicarla in futuro, quando questa situazione sarà passata, per sperimentare com’è essere gli unici o fra i pochi, all’interno di un gruppo di lavoro, ad essere in smart: sembra un dettaglio da poco, ma vedrete cambiare l’intera prospettiva. Nel mio lavoro, in queste tre settimane, c’è stata un’esasperazione del ricorso alle conference call e delle telefonate proprio per il fatto che “siamo tutti da remoto”: non è la norma e cambia tantissimo il modo di vivere quest’esperienza che per me, se gestita bene, è un’intelligentissima modalità di lavoro.


Photocredit: Antonio Gabola

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